《辽宁石油化工大学档案信息化建设实施意见》（摘要）

一、档案信息化建设目标
1.全校各单位、各学院负责收集和保管本单位已经产生的应归档的电子文件，最大限度地降低已生成的信息资源的流失，并将电子文件的数据信息输入数据库，以便于提供检索利用服务。从2004年开始，采取归档电子文件与纸质档案并存的措施，即纸质文件归档时，须同时将同版本的电子文件归档。根据国家《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求：“至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存”确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。
.2.各单位兼职档案员负责本单位形成的纸质文件和电子文件的收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管等全过程管理，以确保档案管理工作的连续性。
.3.各单位形成的应归档的电子文件交给本单位兼职档案员管理。各单位为归档电子文件的原始信息接收和管理的信源单位，要积极创造条件逐步实现电子文件实时归档，保证本单位产生的电子文件真实、完整、安全地保存。
各机关单位存储归档电子文件的计算机设备是本单位网络中的重要组成部分，它负责存储和备份本单位全部电子文件数据。各单位在建设内部计算机网络系统时，存储和备份电子文件的相关硬件设备应是单位局域网建设的重点之一。
各单位局域网建设时，本单位的电子文件管理员或档案员应积极参与，主动提建议，使系统能够符合档案管理的要求。存储归档电子文件及数据的计算机设备，其安全可靠性应高于其它设备，并需考虑异地备份设备。
二、归档电子文件（档案）存储要求
收集、接收的电子文件须保证与归档的纸质文件内容、版式一致。应用通用工具形成的电子文件，收集时应注明电子文件存储格式，处理工具、版本等电子文件生成环境信息。应用非通用工具形成的电子文件，收集时需转换为通用的文件存储格式。
推荐的电子文件格式包括以下几个方面：
文字型电子文件格式：TXT、XML、RTF（应用word、WPS 字处理软件形成的电子文件，可直接保存word、WPS格式，但须同时保存同名TXT格式电子文件）。
图像型电子文件格式：TIFF、JPEG。
应用多媒体技术获得的音频电子文件格式：WAV、MP3；
视频电子文件格式：AVI、MPEG。
归档电子文件须详细登记电子文件存储格式、处理工具、版本等电子文件生成环境信息，并与归档电子文件一并保存。
电子文件稿本代码：M－草稿性电子文件；U－非正式电子文件；F－正式电子文件。
电子文件类别代码：T－文本文件；I－图像文件；G－图形文件；V－影像文件；A－声音文件；M－多媒体文件；P－计算机程序；D－数据文件。
归档电子文件须存储在符合要求的存储器中，并应及时对电子文件进行备份，存储于能脱机保存的载体上。推荐采用的载体的优先顺序是：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许用软磁盘作为长期存储归档电子文件的载体。
三、档案信息安全保密体系建设
档案馆和各单位要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库的安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案馆内部的存储数据库和电子文件的局域网要切实与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。
四、档案信息化建设的主要措施
1.做好档案信息化建设的宣传工作
由于这是一项开创性的工作，广大师生对这项工作意义和实施办法不了解，为确保此项工作的顺利开展，学校档案馆要主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作。除了向各学院、各单位印发相关文件外，还要具体将各单位应归档电子文件的归档范围及上载到档案馆服务器的办法在校园网上公布，同时发到各单位领导及有关人员信箱中，扩大宣传面，提高大家对档案信息化建设的认识。学校档案馆还要深入到各单位进行电子文件形成与归档情况调研工作，广泛听取各单位对这项工作的意见和建议
2.落实各单位电子文件及档案管理人员，加强人员培训
首先，要建立全校电子文件及档案管理员工作网络。加快档案信息化建设急需一批专业人才，特别是既懂管理又懂计算机应用技术的复合型人才。 因此各单位、各学院至少要指定一名责任心强、有一定计算机管理水平的工作人员，具体负责各单位电子文件及档案管理工作。其次，采取引进和培养并重的措施，提高管理人员的业务素质：一是认真做好现职人员计算机、网络技术、数字化技术、信息管理、现代管理技术等知识的培训。 二是积极开展多种形式的技术培训和技术交流，努力营造学习高新技术知识的良好环境。三是重视计算机人才的配备工作。尤其是学校档案馆要配备2～3名具有本科或硕士研究生学历的计算机专业人才，对他们进行档案专业知识培训，使之成为具备档案、计算机专业知识和技能的复合型人才。　
五、加强对档案信息化建设工作指导、检查与督促工作
学校档案馆全面负责档案信息化建设工作。每年在布置、检查各单位、各学院的纸质档案归档时，要同时布置、检查相应的电子文件归档工作。
学校档案馆要指定既懂档案业务又懂计算机管理技术的专业人员，具体负责各单位归档的电子文件的收集整理、统计、备份、数据库维护和信息咨询服务工作。加强与各单位电子文件管理员的信息交流与沟通，及时将各单位电子文件归档情况向有关领导及工作人员通报，让大家做到心中有"数"。同时，要将各单位归档的纸质文件及电子文件目录信息上网公布，以便大家及时了解本单位形成的纸质文件和电子文件归档齐全、完整情况。对尚未归档的要及时督促补充归档齐全。?