辽宁石油化工大学档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》的规定，为加强我校档案工作，更好地为学校各项工作和社会主义现代化建设提供优质服务，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 学校各学院、部、处、直属单位和后勤等系统（以下统称学校所属机构）都要遵守本办法，并将在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，按时移交学校档案馆，以确保学校档案完整、准确、安全。
第三条 本办法所称档案，是指学校各所属机构在教学、科研、党政管理及其他活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图像、声音等不同形式（纸质和电子）的历史记录。
第四条 档案工作所需经费应单独立项，列入学校财政预算，统筹解决，以保证档案工作正常开展。
第五条 学校把档案工作纳入总体发展规划和年度计划之中。学校所属机构应严格执行国家和学校有关档案管理的各项规定，将立卷归档工作纳入本部门有关人员的职责范围，同时将其作为检查、考核相关人员工作业绩的重要依据。

第二章 档案管理体制和任务

第六条 我校档案工作实行统一领导，集中管理，由校长直接领导。学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的文化事业机构。学校档案馆的基本任务是：
1.贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定全校档案工作规划；
2.制订和组织实施本校档案工作的各项规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
3.负责建立、健全学校档案工作网络，做好学校所属机构的立卷归档指导工作；
4.负责全校档案的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计和提供利用等工作；
5.保守档案秘密，确保档案实体和信息安全，维护档案的完整、准确、齐全，最大限度地延长档案寿命；
6.积极参加学校档案信息化建设工作，编制检索工具，开展档案编研工作；
7.举办各种形式的档案展览，积极开展档案宣传工作，提高全校师生档案意识；
8.开展档案基础理论和实践研究，积极参加档案学术交流活动，负责对全校专（兼）职档案人员进行档案业务培训；
第七条 学校所属各机构行政负责人为本部门档案工作的主管领导，同时配备兼职档案人员，负责文件资料的收集、整理、归档，业务上接受档案馆的指导与监督，按时向档案馆移交档案。

第三章 档案的接收

第八条 学校教职工在从事教学、科研和管理等职务中形成的各种文件材料，必须按规定向本部门兼职档案人员移交，不得以任何理由据为已有。
第九条 教职工个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理，对个人向档案馆捐赠有价值档案的，学校予以奖励。
第十条 我校实行部门立卷制度。档案馆派专人指导各部门立卷，由基层部门兼职档案员对应归档的文件材料进行系统整理，按归档时间和要求向档案馆移交，交接双方根据移交目录清点核对后，履行移交手续。
第十一条 各类文件材料的归档范围和保管期限，按照《辽宁石油化工大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定》执行。
第十二条 部门立卷归档的具体分工为：全校性、综合性材料由党政办公室负责立卷归档，其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的大类由文件的主办部门归档，其他部门协办。
第十三条 向档案馆移交的文件材料，应符合下列要求：
1.归档的文件材料应齐全完整。破损文件应予修复或复制，复制件附于原件后一并归档。
2.归档的文件材料，应遵循文件间的形成规律，保持文件间的有机联系，区分保存价值，分类组卷。
3.归档文件用纸规范，纸质优良，字迹清楚，耐久性强。严禁复印件归档，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写。
4.案卷标题简明确切，填写备考表、编制卷内目录符合规范要求。
5.归档材料符合计算机管理的相关要求。
第十四条 归档时间及手续：
1.党政类和能按自然年度归档的文件材料在次年六月底前归档。
2.教学类和能按教学年度归档的文件材料在当年年底前归档。
3.科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
4.接收档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量和移交时间。交接双方必须签名盖章。
5.随时接收上级规定应接收的档案。

第四章 档案的管理

第十五条 学校档案馆根据《辽宁石油化工大学档案实体分类方案》将全部档案分为十大类:党群类、行政类、教学类、科学研究类、基本建设类、仪器设备类、出版物类、外事类、财会类和声像类。
第十六条 学校档案馆接收档案后，按照各类档案的管理规定进行分类、登记、上架排列。
第十七条 学校档案馆要建立健全库房管理制度，落实防火、防盗、防虫、温湿度控制等安全措施，确保档案实体安全。
第十八条 学校档案馆要建立档案统计和检查制度，由专人负责统计工作，定期对档案的接收、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行检查和统计。
第十九条 学校档案馆负责档案鉴定的组织工作。凡需销毁的档案，应征得有关部门同意，编制销毁清册，报主管校领导审批。销毁时应指定专人监销，有关部门派人参加，并在会签单上签名、盖章。
第二十条 学校档案馆要配备符合安全防护要求的档案装具，并有严密的防范措施，保证档案的完整安全。
第二十一条 根据档案工作发展的需要，学校应及时为档案馆配备相应的管理设备和设施，以适应档案工作现代化发展的要求。

第五章 档案利用

第二十二条 学校档案馆按《中华人民共和国档案法》的规定开放属于应开放的档案。
第二十三条 任何组织或个人，凡需利用馆藏档案，均应按学校相关规定办理审批或利用登记手续。利用机密文件材料，则需校级领导批准。利用者损坏或丢失档案，当事者要写出书面报告，报请学校处理。
第二十四条 学校档案馆应根据学校和社会需要，有计划地开展档案资料编研工作，积极参加学校信息化建设及校内外编史修志任务，为学校的教学、科研、管理及领导决策提供有价值的参考资料。
第二十五条 凡需摘抄、复制的档案须经校档案馆核准并加盖档案馆公章方能生效，复制档案由档案馆负责完成。未经学校授权或上级主管部门批准，任何组织或个人无权公布学校档案。阅档者必须承担保密义务。
第二十六条 查阅档案必须严格遵守阅档制度。外借档案按学校有关规定办理。归还档案时应当面检查注销。如有损坏、丢失或泄密的，应及时报告档案馆，以便采取补救措施。
第二十七条 港澳同胞、海外侨胞利用本校档案，须经有关部门介绍；外国人利用档案的，按国家规定办理。

第六章? 奖励与处罚

第二十八条 学校应建立考核奖惩机制，对成绩突出的档案工作人员给予表彰和奖励。
第二十九条 有违反《中华人民共和国档案法》规定的下列行为之一的，给与行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
1.损毁、丢失属于国家所有的档案的；
2.擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
3.涂改、伪造档案的；
4.擅自出卖或者转让档案的；
5.倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
6.不按规定归档或者不按期移交档案的；
7.明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
8.档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第七章 附 则

第三十条 本办法自公布之日起施行，由学校档案馆负责解释。
第三十一条 本办法如与上级规定不符，以上级规定为准。